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Pagos y facturación

Pagos y Facturación

Toda la información sobre pagos y facturación que necesitas saber si eres proveedor nuestro.

Facturación

Derivado de los constantes cambios a nuestras Reformas Fiscales (Código Fiscal de la Federación), lo invitamos a revisar sus Facturas, realizar el resguardo fiscal de sus XML y conocer los pasos para incorporarse al intercambio electrónico de factura.

¡Aviso Importante Cambio de denominación fiscal en los CFDI!

Requisitos de Facturación conforme al Código Fiscal de la Federación

Para conocer los requisitos de facturación, descargar el siguiente documento:

Método de Pago

A partir del día 15 de julio 2016, en lugar de anotar en sus facturas y notas de crédito/cargo la palabra cheque o transferencia, se debe señalar la clave del método que corresponda conforme al catálogo adjunto:

  • Para las Facturas emitidas después de realizar el pago se debe incorporar la clave correspondiente de acuerdo al catálogo.
  • Para las Facturas emitidas antes de realizar el pago cuando no se conozca el método de pago se deberá anotar la expresión N/A o cualquier otra análoga.
  • Para las notas de crédito/cargo se debe señalar la clave 99.

Adicionalmente ponemos a su disposición las terminaciones de cuentas de pago de las empresas del Grupo Wal Mart.

Intercambio Electrónico de Factura

Nuestros proveedores de Factura Electrónica en México pueden enviar varias facturas para un folio de recibo. El sistema de Walmart aceptará más de una factura para un Folio de recibo por los siguientes 3 días a partir de la fecha de la primera transmisión.

Los términos de pago de las facturas se mantendrán con base a los convenios y de acuerdo a la fecha de recibo de la mercancía. En caso de que su factura presente un rechazo (APERAK) por datos comerciales puede ser retransmitida o re facturada las veces que sea necesario una vez realizadas las correcciones.

Pasos para incorporarse al Intercambio Electrónico de Factura

Catálogos de productos

  • Confirma con el área comercial el alta de los productos en AMECE: http://www.gs1mexico.org
  • Verifica que los productos estén direccionados al formato de entrega y número de proveedor activo.
  • Comprueba los números de UPC, descripción y precio coincidan con el catálogo vigente.

Disposiciones Fiscales

Solución de intercambio

  • Elige la solución de Factura Electrónica compatible con Walmart
  • Medios de procesamiento:
  • EDI vía AS2 (medios propios) Proveedor de servicio de Intercambio electrónico

Solicita la Guía de implementación al dominio:

Pase a Producción:

  • Inicio de pruebas automáticas: conexión y estructura de Addenda
  • Transmisión de XML con Addenda en un ambiente de pruebas
  • Envío de pruebas por bloques y números de proveedor
  • Monitoreo de pruebas e identificación de mensajes; CONTROL/APERAK
  • Registro de configuración
Resguardo Fiscal

RESGUARDO FISCAL

Acorde a las Reformas Fiscales 2015 y a fin de efectuar el pago de sus facturas con fecha de emisión posterior al 01 de Enero 2014, es necesario que realice la carga de sus XML para así evitar cualquier bloqueo o retención de sus pagos.

Medios de Recepción:

Contamos con 3 Medios de Recepción. Identifique su caso para elegir la mejor opción:

A. Intercambio Electrónico Directo:

  • Aplica sólo a proveedores de mercancía para la venta.
  • Incluye validación de ADDENDA, de estructura EDI, fiscal y comercial del XML.
  • Podrá transmitir por canal directo (AS2) o por medio de un PAC.

B. PAC o Buroe de Servicio que trabaje con Walmart (contamos con 10 PAC’S autorizados):

  • Aplica a Proveedores de mercancía para la venta, prestación de servicio, consumo interno y gastos de viaje.
  • Resguardo de XML sin ADDENDA
  • Validación fiscal del XML
  • El PAC podrá transmitir el XML a nuestros sistemas y ofrece orientación del proceso.
  • Para mayor información, consulte el link: http://www.walmartmexico.com/pagos-y-facturacion

C. Carga manual en portal corporativo Wal-Mart:
https://recepcionfacturas.walmart.com.mx:4430/PortalProveedores/Account/Default

Procedimiento:
En el siguiente link encontrará el manual para poder darse de alta, los archivos necesarios para poder realizar su resguardo de sus archivos XML y como verificar que su resguardo se realizó correctamente.

https://recepcionfacturas.walmart.com.mx:4430/PortalProveedores/docs/Manual.pdf

Es muy importante que verifique que su resguardo se realizó correctamente de la siguiente forma:

  • Una vez realizado el resguardo le llegará un correo, donde se le asigna un número de lote para carga.
  • Posteriormente le llega un segundo correo, el cual le indica que se realizará la interface al portal para su resguardo.
  • Una vez que le llega el segundo correo debe ingresar al portal al menú notificaciones procesadas. Del lado derecho aparece una flecha verde donde deberá dar clic y descargar el archivo Zip con el estatus de tu resguardo.
  • Esta carpeta contiene un .txt que le indica si se está realizando el resguardo correcto. Si el .txt contiene el mensaje “Se envía a recepción el comprobante….” la carga fue correcta, cualquier otro mensaje indica que la carga tiene error:


Las dudas se atenderán en la siguiente dirección electrónica: CargaXML@wal-mart.com

Tarjeta electrónica de pago

Comprobantes Fiscales


Envío de comprobantes fiscales digitales Internet a proveedores (Nota de cargo):

Es importante mantener actualizada la dirección de correo electrónico para el envío de sus comprobantes fiscales digitales. Cualquier actualización y solicitud debe ser dirigida a la siguiente dirección Reenvio_cfdi@wal-mart.com


Requisitos para cambio de correo
1.
Carta membretada con logo de la empresa, con solicitud especifica
2.
Firmada por el representante legal
3.
Solicitud específica de requerir un cambio de dirección electrónica para recepción de CFDI
4.
Razón Social
5.
Número o números de proveedor
6.
RFC
7.
Dirección de correo anterior y nueva
8.
Aviso de privacidad firmado por su representante legal

Descargue aquí el aviso de privacidad.

Para la solicitud de Comprobantes Fiscales Digitales Internet (CFDI), enviar correo a Reenvio_cfdi@wal-mart.com:

Solicitudes Individuales:

RAZON SOCIAL

RFC

EMAIL (UNICAMENTE DADO DE ALTA EN GRUPO WALMART)

NUM. DE PROVEEDOR
FECHA
ORDEN DE COMPRA
CLAVE DEL DOC.
SERIE
FOLIO (DEL DOCUMENTO QUE SOLICITA)
IMPORTE
COMPAÑÍA QUE EMITE EL COMPROBANTE








Solicitudes por periodo:

RAZON SOCIAL:
RFC:
NUMERO DE PROVEEDOR LEGACY:
NUMERO DE PROVEEDOR SAP:
CORREO:
PERIODO:


*Sr. Proveedor, le recordamos que el tiempo de respuesta es aproximadamente de 15 días hábiles.

Pagos

Walmart de México tiene como política realizar Transferencias Electrónicas de Fondos (TEF).

Por este medio se le depositará a su vencimiento el importe de sus pagos en la cuenta de cheques que previamente haya indicado en el convenio correspondiente, incluyendo facturas, cargos o notas de crédito vencidos al viernes anterior. A través de EDI y de manera anticipada recibirá el detalle de pago (Voucher) en donde identificará dichos documentos.

En caso de que requiera mayor liquidez, Walmart de México le ofrece la opción de documentar sus pagos a través de Documentos Electrónicos (Factoraje), la cual deberá solicitar a su Comprador mediante la Carta Convenio con Proveedores V2, además de llenar y entregar al área de Tesorería Corporativa el Convenio de Información por Medios electrónicos y el Contrato de Factoraje Financiero. Este documento se emite semanalmente por el importe de los movimientos registrados de sábado a viernes, aplicando la retención pactada previamente con su Comprador.

  • El equipo de Tesorería de Wal-Mart podrá atenderlo para cualquier duda respecto a la afiliación en dicho programa y para dichos efectos ponemos a su disposición el siguiente teléfono: 53283500 extensiones 84217, 84281, 82051 y 84633.
  • El desglose del Documento Electrónico aparecerá en el Detalle de Pago (Voucher) víaEDI (teléfono 5328-8473) o en la página de Retail Link (teléfono 5328-8418).

Para cualquier otra duda respecto a sus depósitos bancarios por pagos o facturas pendientes de pago favor de comunicarse al Centro de Contacto al teléfono 9182 0200, 01800 0101 020 y al correo WMGSSMXP@wal-mart.com

Lugares de Pago

Durante el lapso en que el proveedor es autorizado en el sistema de pago electrónico y venciera alguna factura, su pago se realizará a través de cheque en:

Proveedores Área Metropolitana (Ciudad de México):
Acudir a la Caja General de proveedores, ubicada en:

Nextengo No. 78
Colonia Santa Cruz Acayucan
Delegación Azcapotzalco.
Ciudad de México.
C.P. 02770

Proveedores Foráneos:
Acudir a la plaza seleccionada en la Carta Convenio con Proveedores V2.

Días y horarios de pago

En la Ciudad de México:

CHEQUES
El horario de pago es únicamente los días lunes de 9:00 a 12:00 hrs.

LETRAS
La emisión de Documentos Electrónicos se publicará de lunes a viernes después de las 10:30 a.m. en el Portal de Internet en el que el proveedor se inscribió para descontar sus documentos.

VOUCHER ELECTRÓNICO EDI
Cualquier aclaración deberán comunicarse al área de Soporte EDI a oficinas Azcapotzalco al Tel 53-28-8473.

Proveedores Foráneos:
Cada unidad foránea cuenta con un horario definido, por lo que es importante se dirija con el personal de oficina administrativa, para conocerlo y realizar oportunamente su cobro.
Ver plazas de pago.

Requisitos para recoger sus Pagos Previos a la Transferencia Electrónica en la caja de proveedores Azcapotzalco:


Persona Moral

En tanto concluye su trámite de autorización e incorporación al Sistema de Pago por Transferencia Electrónica (TEF), existe la posibilidad de que se le emita algún pago por cheque, el cual podrá cobrar presentando la siguiente documentación:

  1. Carta membretada de la empresa, mencionando el nombre de la persona que está facultada para realizar el cobro.
  2. Original y copia fotostática (por anverso y reverso) de la identificación oficial (Credencial de Elector, Cartilla Militar, Cédula Profesional o Pasaporte Vigente) de la persona facultada para realizar el cobro.
  3. Copia de la(s) factura(s) que ampara(n) el importe del cheque.

Nota: La persona que cobre el cheque no puede auto autorizarse en la carta y tampoco se aceptan poderes Notariales.

Persona Física (mismo beneficiario)

  • Copia de la factura(s) que amparan el importe del cheque.
  • Original y copia de identificación oficial (IFE o INE, pasaporte, cedula profesional o cartilla militar) por anverso y reverso no se aceptan licencias de conducir.

Persona Física pero envía a otra persona

  • Carta poder debidamente requisitada con el nombre de la compañía del Grupo Wal-Mart de la cual le generaran el cheque.
  • Copia de la factura(s) que amparan el importe del cheque.
  • Original y copia de IFE por anverso y reverso (pasaporte, cedula profesional, cartilla militar) no se aceptan licencias de conducir de la persona que otorga el poder y de quien lo recibe.

Para cualquier Información Adicional:

Centro de Contacto:

  • Ciudad de México y Área Metropolitana: 91 82 02 00
  • En el Interior de la República: 01 800 0101 020 (Sin costo) y/o 0155 9182 0200
  • Correo electrónico para proveedores: WMGSSMXP@wal-mart.com
Estado de Cuenta a través de Retail Link y Facturas detenidas por Requisitos Fiscales (Estatus F)

Para identificar si tiene detenidos sus pagos por problemas de requisitos fiscales:

ESTADO DE CUENTA PROVEEDORES VENDORS BALANCE SYSTEM

Cómo ingresar al módulo de pagos pendientes de proveedor.

Paso 1:

Paso 2:

  • El proveedor debe ingresar su usuario y contraseña de Retail Link.

Paso 3:

  • Dentro de Retail Link ingresar a MAPA DEL SITIO (Sitemap):

Paso 4:

  • Dar clic en la opción Estado de Cuenta Proveedores (Vendors Balance System)

Paso 5:

  • El sistema mostrará la siguiente pantalla, en donde el proveedor debe seleccionar su número de proveedor y dar clic en el botón BUSCAR:

Paso 6:

  • El sistema mostrará la siguiente información:

Nota: Esta pantalla tanto en inglés como en español muestra los mismos datos.

Nota: Si no cuenta con usuario de Retail link ingrese a la siguiente liga: http://www.walmartmexico.com/article/retail-link

  • También puede solicitar en el Centro de Contacto el archivo de Facturas detenidas por requisitos fiscales “Estatus F”.

Para la liberación de las facturas en Estatus F deberá presentar una aclaración en el Portal de Aclaraciones de Walmart, consulte el manual y requisitos en: http://www.walmartmexico.com/pagos-y-facturacion

Aclaraciones de Pago

¡Aviso Importante!

Sr. Proveedor:

En el área de Aclaraciones a Proveedores estamos para resolver en forma objetiva e imparcial los reclamos e inconformidades derivadas de la relación comercial que usted tiene con el Grupo. Nuestro objetivo es ofrecerle una atención ágil a su solicitud de reclamo, por lo que le pedimos:

Claves de Pago
Clave de Pago
CLAVE
CONCEPTO
1
Pago de factura
10
Descuento o pago por diferencias en cantidades o precios (SUBURBIA)
30
Descuento por apertura de tienda
39
Pago a proveedores de fletes
42
Servicio logístico Back Haul
50
Descuento por copatrocinio publicitario
51
Demostraciones y degustaciones
52
Descuento por volumen de compra
54
Descuento por entrega centralizada (antes de 01/10/2013)
55
Aportación por apertura de tienda
57
Aportación por rebajas
72
Descuento por etiquetas
75
Traspaso de saldos
77
Ajuste a facturas por precios, piezas o totales
80
Descuentos confidenciales
87
Correcciones (pagos y/o descuentos)
92
Devoluciones de mercancía
105
Descuento por volumen de compra
151
Aportación por rebajas
177
Aportación por participar en la promoción de meses sin intereses
178
Descuento por volumen de compra
201
Diferencias en compras ejercicio anterior
202
Descuento por auditorías Post pago
206
Descuento por volumen de compra
207
Pago de facturas (Consumo Interno)
208
Pago de retención de letra
209
Pago de letra de no vencida
210
Pago casa de factoraje
212
Descuento por maniobras
213
ISR retenido (honorarios)
214
IVA retenido (honorarios)
216
Comisión por depósito bancario
218
Pago y/o descuento de aclaraciones
219
Aportación por aniversario
224
Correcciones a facturas de Consumo Interno
225
Retención de letras de cambio
226
Retención por pago de fletes
227
Servicio Logístico Devoluciones
230
Descuento por auditorías de Análisis de Pagos
233
Comisión por depósito bancario de letras de cambio no negociadas
234
Descuento por volumen de compra sin
comprobante fiscal
235
Pago de servicios
236
Multa por no presentarse a una cita en el CEDIS
237
Descuento por mercancía mal emplayada y/o por no descargarla
238
Auditoría, análisis de calidad y manejo de etiquetas
239
Descuento por entregar en tienda cuando debe hacerlo en CEDIS (antes de 01/10/2013) en CEDIS
240
Aportación por participar en la promoción de meses sin intereses
241
Descuento por mercancía faltante
248
Recuperación de gastos de junta de Principios de Año
(evento Centro Banamex)
249
Regalías Empresa refresquera - VIPS
250
Recuperación de gastos por entrenamiento a proveedor
251
Cobro de certificado
252
Servicio Logístico Inbound
253
Servicio Logístico Porteo
263
Retenciones por indicación de Compras y/o Legal
264
IVA meses sin intereses
265
IVA Demostradoras
266
IVA Junta anual
267
IVA Publicidad
268
IVA Back Haul
269
Pago urgente Mercaderías
270
Cobro por cuenta de Televisora
271
Junta de capacitación a jefes de departamento
272
Impuesto cedular estatal
273
IVA 10% (uso exclusivo DEALS)
274
Pagos y/o descuentos de Aclaraciones con emisión de comprobante fiscal
275
Diferencia en recibo JDE
282
Ajustes al pago de IVA e IEPS
283
Demostraciones y degustaciones frontera
284
Demostradoras
285
Contraprestación por otorgamiento de préstamo de RPC'S
286
Recuperación de mercancía dañada 0%
287
Recuperación de mercancía dañada 15%
288
Demos y degustación 0%
289
Descuento por anticipo de pago
290
Descuento por copatrocinio publicitario
291
Demostraciones y degustaciones
292
Descuento por volumen de compra
293
Descuento por apertura de tienda
294
Servicio Logístico Devoluciones (sólo para proveedores de factura electrónica)
295
Auditoría, análisis de calidad y manejo de etiquetas
296
Aportación por participar en la promoción de meses sin intereses
297
Recuperación de gastos de junta de Principios de Año (evento Centro Banamex)
298
Recuperación de gastos por entrenamiento a proveedor
299
Junta de capacitación a jefes de departamento
300
Recuperación de mercancía dañada 0%
301
Recuperación de mercancía dañada 15%
302
Contraprestación
303
Correcciones a facturas del ejercicio anterior
304
Pago de facturas otros servicios
305
Servicio Logístico GF y M
310
Contraprestación
313
Ingresos oper por comisión tasa 15%
314
Notas de crédito Consumos Internos
317
Recuperación de gastos por seguro
320
Pago de aclaraciones proveedores de
Consumos Internos
321
Venta de leña
322
Venta de playo
325
Participación de gastos de óptica del mes
326
Descuento por FILL RATE (antes de 01/10/2013)
327
Manejo de tarimas
328
Costos por almacenaje
329
Ingresos por recuperaciones de premios
330
Ingresos por membresías
331
Pago de donativos
332
Depuración de proveedores
333
Entrega a domicilio
334
Tarjeta de regalo
335
Promotoría
336
Diseño de etiquetas
345
Movimiento para desglose de pago
346
Cancelación devolución de mercancía
347
Cancelación descuento por distribución
348
Entrega Centralizada BAE
349
Entrega Directa BAE
350
Descuento por Fill Rate BAE
351
Maniobras de descargas BAE
352
Promociones
353
Promotoría eficiente BAE
354
Promociones BAE
355
Renta de espacio Foro de Sustentabilidad
356
Recuperación de gastos en consultorios médicos
357
Cobro de maniobras BAE
358
Desc. proveedores no alineado CEDIS BAE
359
Desc. entrega centralizada SC
360
Entrega Directa Supercenter
361
Descuento por Fill Rate Supercenter
362
Cobro de Maniobras Supercenter
363
Cobro por no estar alineado al Cedis Supercenter
364
Entrega Centralizada Superama
365
Entrega Directa Superama
366
Descuento por Fill Rate Superama
367
Cobro de Maniobras Superama
368
Cobro por no estar alineado al Cedis Superama
369
Entrega Centralizada Bodega
370
Entrega Directa Bodega
371
Descuento por Fill Rate Bodega
372
Cobro de Maniobras Bodega
373
Cobro por no estar alineado al Cedis Bodega
374
Entrega Centralizada Mi Bodegas
375
Entrega Directa Mi Bodega
376
Descuento por Fill Rate Mi Bodega
377
Cobro de Maniobras Mi Bodega
378
Cobro por no estar alineado al Cedis Mi Bodega
379
Entrega Centralizada Sam's
380
Entrega Directa Sam's
381
Descuento por Fill Rate Sam's
382
Cobro de Maniobras Sam's
383
Cobro por no estar alineado al Cedis Sam's
384
Entrega Centralizada E- Commerce
385
Entrega Directa E- Commerce
386
Descuento por Fill Rate E- Commerce
387
Cobro de Maniobras E- Commerce
388
Cobro por no estar alineado al Cedis E- Commerce
389
Entrega Centralizada Staple Stock
390
Entrega Directa Staple Stock
391
Descuento por Fill Rate Staple Stock
392
Cobro de Maniobras Staple Stock
393
Cobro por no estar alineado al Cedis Staple Stock
394
Entrega Centralizada Centro América
395
Entrega Directa Centro América
396
Descuento por Fill Rate Centro América
397
Cobro de Maniobras Centro América
398
Cobro por no estar alineado al Cedis Centro América
399
Entrega Centralizada Perecederos
400
Entrega Directa Perecederos
401
Descuento por Fill Rate Perecederos
402
Cobro de Maniobras Perecederos
403
Cobro por no estar alineado al Cedis Perecederos
404
Entrega Centralizada WMEX- Dscto. Generalizado
405
Entrega Directa WMEX- Dscto. Generalizado
406
Descuento por Fill Rate WMEX- Dscto. Generalizado
407
Cobro de Maniobras WMEX- Dscto. Generalizado
408
Cobro por no estar alineado al Cedis WMEX- Dscto. Generalizado
409
COMPL. IMPUESTOS REF 2014
410
PROMOTORIA EFICIENTE MB
411
PROMOCIONES MB
412
PROMOTORIA COSMETICOS BA
500
Publicidad
501
Demostraciones
502
Bonificación por volumen de compra por liquidación
503
Bonificación por volumen de compra por modulares
504
Descuento por copatrocinio publicitario
505
Bonificación por volumen de compra por actividades comerciales de única ocasión
506
Bonificación por volumen de compra por promociones especiales
508
Bonificación por volumen de compra por alguna negociación no incluida en el catálogo
509
Bonificación por volumen de compra de única ocasión
510
Bonificación por volumen de compra por primacía
511
Bonificación por volumen de compra por compras especiales
512
Bonificación por volumen de compra por desempeño
513
Bonificación por volumen de compra
514
Bonificación por volumen de compra de única ocasión
515
Bonificación por volumen de compra por protección de precios
516
Descuento por la apertura de tiendas
519
Rebajas
520
Meses sin Intereses
521
Bonificación por volumen de compra por pronto pago
522
Junta anual
524
Bonificación por volumen de compra por V2
526
Promotoría
818
Renta de espacios
819
Renta de locales
820
Renta de estacionamiento
833
Cobros de cuotas por servicios
905
Cancelación de facturas pago de servicio
906
Copatrocinio publicitario
937
Publicidad
954
Rebate
955
Bonificaciones
960
Copatrocinios

En Walmart de México y Centroamérica trabajamos de la mano con nuestros socios de negocio para impulsar su desarrollo y brindarles aquellas herramientas que nos permitan agilizar los procesos y fortalecer nuestra relación comercial por lo que le indicamos los medios por los cuales le podemos atender:

Centro de Contacto


Sistemas de Reconocimiento de voz IVR

Es un sistema de consulta automática disponible 24/7 que le facilita tener acceso a su información de estado de pago de facturas, con pasos muy sencillos, sin necesidad de esperar por un agente para ser atendido. En caso de requerir asistencia de un agente, refiérase al siguiente horario de atención:

Lunes a Viernes de 8:00 am. a 5:00 pm. (Hora México)
D.F. y Área Metropolitana: 91820200
En el Interior de la República 01 55 9182 0200 / 01800 0101 020 (sin costo)
Correo Electrónico Proveedores: WMGSSMXP@wal-mart.com

Soporte ofrecidos por DCI (Página de Aclaraciones)

Puede contactar a Direct Commerce, por medio de la opción 4 en el IVR, cuando cuente con consultas y/o incidentes asociados a errores técnicos sobre el funcionamiento del portal o enviar un correo electrónico a: Support@directcommerce.com

En la guía presentada a continuación se le indica cómo registrar su proveedor al Portal.
Registrarse

Pasos para registrar su cuenta de proveedor:

Ingresa al portal

Tipos de reclamos atendidos a través del Portal de Aclaraciones

A. Proveedores de mercancías para la venta:

  • Facturas no pagadas en su totalidad
  • Facturas en status F
  • Reexpedición de pagos por transferencias rechazadas o cheques cancelados (más de 3 meses de antigüedad)
  • Diferencia de pago por error en unidad de medida
  • Diferencia de pago por error en cantidades recibidas
  • Diferencia de pago por error en registro de factura
  • Diferencia de pago por cruce de Órdenes de Compra o Recibos
  • Diferencia de pago por error en registro de impuestos
  • Diferencia de pago por diferencia en precio o costo
  • Diferencia de pago por error en facturación por parte del proveedor
  • Diferencia de pago por código de artículo no dado de alta en sistema
  • Cargos no reconocidos por folios de Incidencia
  • Cargos no reconocidos por ajuste manual del impuesto (Clave 10)
  • Cargos no reconocidos por ajuste manual de tienda (Clave 77)
  • Cargos no reconocidos por ajuste manual del impuesto (Clave 87)
  • Cargos no reconocidos por devoluciones de mercadería (Clave 92)

B. Proveedores de consumos internos:

  • Facturas no pagadas en su totalidad
  • Diferencias en pago

Requisitos obligatorios para ingresar un reclamo:

  • Realizar la conciliación de pago de sus facturas de forma previa a través de Retail Link. Los reclamos por pagos ya realizados serán rechazados.
  • Presentar sus reclamos dentro de los 90 días siguientes a partir de la fecha de vencimiento de sus facturas o de realizado el pago de la misma con alguna diferencia.
  • Completar todos los espacios requeridos con la información correcta.
  • Realizar su Resguardo Fiscal o bien suministrar el XML cuando éste es solicitado a través de una solicitud que recibirá por medio de correo electrónico, a la dirección de correo proporcionada al momento de registrarse como proveedor en el Portal.
  • Adjuntar las evidencias soporte para cada sub-tipo de aclaración en formato PDF 100% legible, la cual debe ser congruente con la solicitud de reclamo. El detalle de las evidencias requeridas para cada tipo de reclamo se especifica en la Matriz de Requisitos.
  • Adjuntar y completar correctamente los formularios de reclamo definidos en formato Excel para sus reclamos múltiples de facturas.
  • Proporcionar cualquier tipo documentación adicional solicitada a través del Portal en caso de ser requerida.

Tipo de solicitudes que no deben ingresar por medio del Portal de Aclaraciones:

  • Solicitud de conciliación de cuentas. Procedimiento correcto: el proveedor debe realizar sus conciliaciones a través de la revisión de sus estados de cuentas contra los estados de pago de facturas proporcionados por WM a fin de incluir los reclamos que procedan.
  • Solicitud de estado de pago de facturas. Canal correcto: Sistema Interactivo de Voz (IVR) a través del Centro de Contacto.
  • En caso de ser un proveedor de construcción o mobiliario y equipo debe dirigir su reclamo al correo GSSEAMLATA@email.wal-mart.com.
  • En caso de ser proveedor de consumos internos y tener un caso de OASYS favor dirigirse directamente con el CEDIS.

Razones por las que su solicitud podría ser denegada/devuelta:


  • Reclamos en los que los datos no concuerda con la solicitud ingresada (por ejemplo: número de proveedor, número de folio, número de factura, Serie, Fecha y UUID). – Denegada
  • Documentación de soporte incompleta, ilegible, borrosa, factura sin resguardo fiscal, formularios de reclamo en formato PDF para los reclamos de múltiples facturas (siempre deben ser en Excel). – Devuelta
  • Importante: en caso de que el equipo de GSS no logre localizar las facturas reclamadas en el Resguardo Fiscal, se le enviará un correo solicitando confirmación de la realización del resguardo o en su defecto los XML para proceder con el análisis correspondiente. De no recibir respuesta/documentación por parte del proveedor en un plazo de 48 horas, no se procesarán aquellas facturas que no se localicen y deberá generar una nueva aclaración por medio del Portal una vez completado el resguardo fiscal de las facturas faltantes.

Importante: el tiempo de resolución para las solicitudes de reclamo ingresados de forma correcta y completa se detalla a continuación:

Tipo de Aclaración

Tiempo de Respuesta

Factura vencida no pagada

21 días (hábiles)

Diferencias en Pago y Cargos No Reconocidos

60 días

Reexpedición de pago; rechazos bancarios y cheques cancelados

21 Días (hábiles)

Status F

20 Días

Guía para ingresar Aclaraciones

Reclamos Individuales

Carga Masiva

Creación de reclamos individuales de forma masiva (una aclaración por cada factura reclamada a través de la opción de carga masiva)

Existe una opción en el Portal para completar un archivo de Excel con el fin de cargar en el sistema y así poder generar varias aclaraciones individuales de forma masiva (máximo de 1000 líneas por archivo).

1. En el centro de actividades se debe seleccionar la opción de Carga Masiva de Aclaraciones.

2. Se debe completar el archivo adjunto, el mismo también se encuentra en el Portal.

Nota: En la sección de carga masiva en el Portal se puede encontrar la guía para el ingreso de los datos al archivo de Excel y una plantilla con datos de muestra genéricos.

3. Una vez completo el archivo se debe guardar en formato CSV. Para posteriormente cargarlo en el Portal.Primero se debe seleccionar el archivo en formato CSV, segundo se debe seleccionar la opción Cargar como Borrador y por último dar clic en el botón cargar.

Importante: Considerar que las aclaraciones se cargan en Borrador (parte izquierda de la pantalla). Se debe ingresar luego a cada caso para adjuntar la documentación correspondiente.

Reclamos múltiples

Creación de reclamos múltiples a través de una única aclaración (más de una factura reclamada por aclaración)

Luego de completar los pasos detallados en la guía para la creación de reclamos individuales con la información de la primera factura de la lista que desea reclamar, deberá anexar en formato excel el formulario de reclamos múltiples correspondiente para cada escenario según se detalla a continuación:

Facturas no pagadas mercancías para la venta

  • Agregar en una carpeta ZIP los XML de las facturas en estatus F

Nota: En este formulario, en caso de que existieran dos o más facturas que corresponden a un registro o viceversa, se deberá de ingresar la información tal cual, para de esta forma determinar la relación correcta. Ejemplo:

Cómo ingresar Reclamos de Proveedores de Mercancía para la venta:

Diferencias en Pago

REQUISITOS PARA INGRESAR UN RECLAMO EN EL PORTAL DE ACLARACIONES

Proveedores Mercancía para la Venta

Casos de diferencias en pago:

  • Error en registro de factura.
  • Error en cantidades recibidas/ unidad de medida.
  • Error en registro de impuestos.
  • Cruce de órdenes de compra o recibos.
  • Diferencia en precio o costo.
  • Error en facturación por parte del proveedor.

Formulario de Diferencias en Pago

Nota: Al realizarse un reclamo de varios documentos en una sola aclaración, los datos ingresados en el Portal deben ser de alguna de las facturas reclamadas.

Factura Vencida no Pagada, Bloqueo de Pago Estatus F y Factura Electrónica


  • Incluir carpeta en ZIP con los XML de las facturas en estatus F

Nota: En este formulario, en caso de que existieran dos o más facturas que corresponden a un registro o viceversa, se deberá de ingresar la información tal cual, para de esta forma determinar la relación correcta. Ejemplo:


Devoluciones y Descuentos

Devoluciones

Descuentos

Reexpedición de Pago para proveedores de Mercancía para la Venta y Consumos Internos: Rechazos Bancarios Cheques Cancelados por Vigencia


Nota: Al realizarse un reclamo de varios documentos en una sola aclaración, los datos ingresados en el Portal deben ser de alguna de las facturas reclamadas.

¿Cómo ingresar Reclamos de Proveedores de Consumos Internos?

Casos de consumos internos:

  • Diferencia en retención.
  • Diferencia en impuestos.
  • Error en registro de factura.
  • Factura no pagada.

Cuentas por Pagar

Cuentas por pagar BR y C

Requisitos de Facturación conforme al Código Fiscal de la Federación

a) Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyentes de quien la expida. Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, deberán señalar en la misma el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes.

b) Contener impreso el número de folio.

c) Lugar y fecha de expedición.

d) Contener el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyentes de quien adquirió el bien de que se trate o recibió el servicio (a favor de quién se expide el comprobante). Tratándose de unidades ubicadas dentro de la franja fronteriza, además del domicilio fiscal deberán señalar el domicilio propio de la unidad.

e) Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.

f) Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse en su caso, IVA, IEPS, etc.

g) Tratándose de importación de mercancías de ventas de primera mano, los comprobantes deberán contener el número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación.

h) Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado.

Los comprobantes a que se refiere este artículo podrán ser utilizados por el contribuyente en un plazo máximo de dos años, contados a partir de su fecha de impresión. Transcurrido dicho plazo sin haber sido utilizados, los mismos deberán cancelarse en los términos que señala el Reglamento de este Código. La vigencia para la utilización de los comprobantes, deberá señalarse expresamente en los mismos.

i) De acuerdo a la Resolución Miscelánea 2.4.7 para 2006, que a la letra dice:

  • 2.4.7. Para los efectos del artículo 29, segundo párrafo del CFF, las facturas, las notas de crédito y de cargo, los recibos de honorarios, de arrendamiento y en general cualquier comprobante que se expida por las actividades realizadas, deberán ser impresos por personas autorizadas por el SAT. Además de los datos señalados en el artículo 29-A del CFF, dichos comprobantes deberán contener impreso lo siguiente:
  • I. La cédula de identificación fiscal, la que en el caso de las personas físicas deberá contener la CURP, salvo en los supuestos en que dicha cédula se haya obtenido a través del trámite de reexpedición de cédula de identificación fiscal en donde previamente se haya presentado aviso de apertura de sucesión; o cédula de identificación fiscal provisional reproducida en 2.75 cm. por 5 cm., con una resolución de 133 líneas/1200 dpi. Sobre la impresión de la cédula, no podrá efectuarse anotación alguna que impida su lectura.

Requisitos para recibir sus facturas a revisión

Estimado proveedor,

Deseamos comunicarle que a partir del 28 de marzo del 2011 Walmart de México y Centroamérica cambiará el formato de “Orden de Compra (OC)” por lo que la forma en que actualmente nos factura deberá modificarse para adaptarse al nuevo formato.

Este cambio nos permitirá homologar y agilizar nuestros procesos, contar con mejor información y proporcionar un mejor servicio.

Principales cambios:

  • Orden Compra:

OC Actual

Concepto

NUEVA OC

6

Dígitos

10

Se utiliza una clave "K" como identificación

Número de artículo

Constará de un código de artículo y/o servicio catalogado. De 9 dígitos

  • Factura. El formato deberá adaptarse a los nuevos campos de las OC.


Factura Actual

Concepto

NUEVA Factura

No es requisito

# de la OC

Requisito

No es requisito

Código de artículo

Requisito

No es requisito

# de línea

Requisito

No es requisito

# de Proveedor

Requisito

Requisito

Descripción exacta

Requisito

Requisito

Cantidad

Requisito

Requisito

Precio Unitario

Requisito

Requisito

Monto

Requisito

  • Las facturas que correspondan a órdenes de compra anteriores al 27 de marzo se deberán presentar en ventanilla en el formato tradicional.
  • Las facturas cuya orden de compra sea en el nuevo formato, deberán de ajustarse a los cambios mencionados.

Por favor tome las medidas necesarias para ajustarse a este cambio. De antemano le agradecemos su colaboración en este proceso.

Si tiene alguna duda o pregunta sobre el tema, por favor comuníquese al Centro del Contacto del Centro de Servicios Financieros (CSF) al teléfono 9182-0200 o al 01800 010-1020

Atentamente,

Centro de Servicios Financieros
Cuentas por Pagar, Proyectos de Bienes y Servicios
Walmart de México y Centroamérica

Servicios de apoyo - EDI

¿Qué es Intercambio Electrónico de Información EDI?

Es una nueva forma de compartir información.

Es una tecnología de comunicación electrónica de información estructurada de computadora a computadora, utilizando estándares internacionales.

El objetivo de utilizar EDI es cerrar por medio de transacciones electrónicas el círculo comercial, optimizando recursos dentro de cada compañía que lo utilice.

Beneficios

  • Mayor productividad ya que reduce la estancia de los representantes de ventas en las Oficinas de Walmart, por lo que pueden pasar mayor tiempo en las tiendas.
  • El proveedor obtiene sus órdenes de Compra del Grupo, sin tener que ir a Oficinas.
  • Hace más productivo el ciclo de resurtido de mercancía reduciendo el desabasto de los productos.
  • Elimina el cruce manual de facturas, facilitando el proceso de conciliación.
  • Eliminación de papel.
  • Es un método seguro y confiable para el manejo de información.

Tipo de operaciones realizadas por EDI:

  • Envío de Orden de Compra para Entrega Directa en Tienda o para Centro de Distribución.
  • Envío de Aviso de Recepción de la Orden de Compra.
  • Envío del Detalle de Pago (voucher).
  • Recepción de la Factura Electrónica en Centros de Distribución.

¿Qué se requiere para tener EDI?
Existen tres alternativas para hacer EDI con Walmart:

  • EDIINT AS2 De manera directa con Walmart
  • BUROESEDI A través de un Buroe de servicio EDI
  • WEB EDI - Aplicación Web propia de Walmart

Si tiene alguna duda relacionada con EDI, contáctenos:

Soporte EDI: Tel. 53 28 84 73
Correo electrónico: provedi@wal-mart.com

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